Een opendeurdag draait om bezoekers ontvangen en ze een goed gevoel geven. Een foodtruck helpt daarbij: mensen blijven langer, praten met je team en onthouden je bedrijf, school of vereniging. Maar een opendeurdag is ook anders dan een privéfeest. Je weet vaak niet precies hoeveel mensen er komen, en ze komen niet allemaal tegelijk. Met deze checklist pak je het goed aan.
Vier tot zes weken vooraf
- Kies je foodtruck. Voor bezoekers die rondlopen werkt eten uit de hand goed: friet met een snack, een burger of een pizza. Bekijk de mobiele frituur, de hamburger foodtruck of de pizza foodtruck.
- Schat het aantal bezoekers. Kijk naar vorige edities of het aantal inschrijvingen. Op basis daarvan maken we een offerte.
- Bepaal wie betaalt. Trakteer je als organisator, of betalen bezoekers zelf? Dat bepaalt welke formule je kiest.
- Vraag je offerte aan. Geef de datum, het adres, het startuur en het verwachte aantal mensen door.
Twee tot drie weken vooraf
- Kies de plek voor de foodtruck. Een vlakke ondergrond van ongeveer 6 op 2,30 meter, liefst dicht bij de ingang of het centrale plein.
- Regel stroom. We hebben 220 volt nodig tot aan de wagen. Weet waar het dichtstbijzijnde stopcontact is.
- Check of je een vergunning nodig hebt. Staat de foodtruck op openbaar domein, dan regel jij als organisator de toelating bij je gemeente.
- Denk aan toegang. Zijn er wegenwerken of afsluitingen in de buurt? Laat het ons weten, zodat we er vlot geraken.
Eén week vooraf
- Leg het aantal gasten vast. Tot een week voor het evenement kan je het aantal nog per e-mail aanpassen. Daarna geldt het aantal uit de orderbevestiging.
- Plan de servicetijd. Tot en met 50 gasten bakken we 1,5 uur, vanaf 51 gasten 2 uur. Op een opendeurdag die de hele dag duurt, kies je best het drukste moment, of je vraagt extra servicetijd.
- Informeer je team. Wie is het aanspreekpunt voor de foodtruck op de dag zelf?
De dag zelf
- We zijn ruim 2 uur voor de start aanwezig om alles klaar te zetten.
- Zorg dat de plek vrij is en dat de stroom werkt.
- Zet de foodtruck in je communicatie: een bordje aan de ingang of een vermelding in het programma.
- Denk aan vuilnisbakken in de buurt van de foodtruck.
Tips om het druk maar vlot te houden
- Twee foodtrucks bij veel bezoekers. Combineer bijvoorbeeld friet en burgers. Zo spreiden de mensen zich en is er voor iedereen iets.
- Voeg een drankwagen toe. Met onze drankwagen is ook het drinken geregeld.
- Liever zelf bakken? Een vereniging met vrijwilligers kan de hamburgerwagen huren en zelf aan de slag gaan.
Wat kost het?
Je betaalt een prijs per persoon, een vaste opstartkost en 1 euro per kilometer vanuit Zaventem. Voor een foodtruck met bediening geldt een minimumbedrag van 600 euro. Voor bedrijven staan de prijzen exclusief btw op de offerte. Alle kosten lees je in wat kost een foodtruck huren.
Checklist om af te drukken
- Foodtruck en formule gekozen
- Verwacht aantal bezoekers doorgegeven
- Vlakke plek van 6 x 2,30 meter voorzien
- Stroom van 220 volt tot aan de wagen
- Vergunning geregeld als de wagen op openbaar domein staat
- Info over omleidingen of afsluitingen doorgegeven
- Definitief aantal gasten ten laatste 1 week vooraf
- Aanspreekpunt voor de dag zelf aangeduid
Klaar om te plannen? Vraag je vrijblijvende offerte aan.
